Grundlegende Überarbeitung der Lehrer- und Schülerdatenbank LUSD

Der Brief im Wortlaut:

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie erfahren es täglich, dass die Leistungsfähigkeit der neuen LUSD auch im neuen Schuljahr noch nicht Ihren und unseren Anforderungen genügt. Das von der Entwicklerfirma CSC gelieferte System entspricht leider noch nicht dem, was Sie und wir an Funktionalität und Performance erwarten dürfen. Wir können Ihre Enttäuschung nachvollziehen, insbesondere auch deshalb, weil Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Entwicklungs- und Testprozess sehr konstruktiv begleitet haben. Ihre Geduld wird auf eine harte Probe gestellt, und die Mängel des Systems belasten Sie erheblich.

Nachdem die Maßnahmen der letzten Wochen nicht den erhofften Erfolg hatten, haben wir die Architektur der LUSD-Software durch von der Entwicklerfirma unabhängige, sehr erfahrene Systemspezialisten prüfen lassen. Danach haben wir mit der Geschäftsleitung folgendes Vorgehen vereinbart, um Ihnen ein leistungsfähiges System zur Verfügung zu stellen:

1. Die Entwicklerfirma wird die LUSD unter einer neuen Projektleitung grundlegend überarbeiten. Leider lassen sich die notwendigen umfangreichen Änderungen nicht kurzfristig realisieren. Im Sommer nächsten Jahres soll mit "LUSD 2008" ein neues System mit gutem Laufzeitverhalten und verbesserter Handhabung installiert werden. Ihre Erfahrungen, die Sie bei den Arbeitsprozessen mit der gegenwärtigen LUSD gesammelt haben, werden in die Entwicklung der neuen LUSD 2008 einfließen.

2. Uns ist klar, dass die LUSD nicht bis zu diesem Termin so bleiben kann, wie sie jetzt ist. Um die Entwicklungszeit zu überbrücken, soll das laufende System stabilisiert und optimiert werden, damit ein zumutbares Laufzeitverhalten erreicht wird. Insbesondere sollen die häufigen Systemabstürze und unzumutbaren Wartezeiten abgestellt werden. Um den Druck weiter zu reduzieren, haben wir uns außerdem entschlossen, den Stichtag für die diesjährige Statistik für die allgemein bildenden Schulen auf den 1. November, für die beruflichen Schulen auf den 20. November, zu verschieben. Dazu erreicht Sie über Ihr Staatliches Schulamt in diesen Tagen ein gesonderter Erlass.

Der Sprecher der deutschen Geschäftsleitung von CSC hat sich auch in den Lösungsprozess eingeschaltet und uns durch sein persönliches Engagement davon überzeugt, dass CSC sich seiner Verantwortung für den Erfolg dieses Projektes bewusst ist. Wir haben CSC in vielen Projekten als verlässlichen Lösungspartner kennengelernt und sind sicher, dass auch die CSC alle ihre Möglichkeiten nutzen wird, damit LUSD am Ende ein Erfolg wird.

Auch wir werden diese Entwicklung sehr dicht begleiten, sowohl von technischer als auch von fachlicher Seite. So werden wir einen Anwenderbeirat einrichten, dessen Mitglieder aus verschiedenen Schulformen kommen sollen. Dieser Anwenderbeirat soll nicht an der Entwicklung der LUSD beteiligt werden, sondern als unabhängige Instanz den Lenkungsausschuss hinsichtlich Funktionalität und Praktikabilität der neuen LUSD beraten. Natürlich waren auch in der Entwicklergruppe der jetzigen Programmversion Praktiker aus allen Schulformen vertreten, wir halten es aber in der jetzigen Situation für erforderlich, dass eine von der Entwicklergruppe unabhängige fachliche Qualitätssicherung organisiert wird. Wir legen Wert auf die Feststellung, dass dieses keine Misstrauensbekundung gegen das sehr engagierte Projektteam darstellt.

Lassen Sie uns abschließend betonen, dass wir – wohl wissend um die Probleme der LUSD – nach wie vor davon überzeugt sind, dass es zur zentralen LUSD keine Alternative gibt. In vielen Gesprächen, die wir persönlich mit Anwendern geführt haben, wurden wir trotz der bekannten Probleme in dieser grundsätzlichen Einschätzung bestärkt. Die Gründe hierfür lassen sich an mehreren Beispielen verdeutlichen:

So bietet die zentrale LUSD den Vorteil, dass Daten anders als früher nur noch einmal bei der Ersteinschulung erfasst werden müssen, die dann im System der jeweils zuständigen Schule stets zur Verfügung stehen. Damit wird sich künftig der Erfassungsaufwand in den Sekretariaten vor Ort erheblich verringern. Es ist zudem vorgesehen, die Stammdaten für die Ersteinschulung aus den Daten der Einwohnermeldeämter zentral zu übernehmen und den zuständigen Schulen zur Verfügung zu stellen.

Auch die Schuljahresplanung wird, zum Beispiel durch das Kandidatenverfahren, erheblich erleichtert. Die Historisierung von Schullaufbahnentwicklungen ist gewährleistet, da die Schülerinnen und Schüler (unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben) im System verbleiben. Daneben wird die Zusammenarbeit von Staatlichem Schulamt, Schulträger und Schule – zum Beispiel bezüglich der Schülerströme – unterstützt. Eine Ad-hoc-Abfrage, zum Beispiel bei Anfragen aus dem Landtag, kann nun direkt und ohne Zusatzaufwand aus dem System heraus beantwortet werden. Zuletzt ist neben weiteren Überlegungen, die sich für die neue LUSD anführen ließen, die zentrale Datensicherung ein wesentlicher Grund, der die Schulen und Schulämter vor der Gefahr des Datenverlusts bewahrt, da regelmäßige und systematische Datensicherungen über das System zentral erfolgen.

Wir sind häufig gefragt worden, warum die zentrale LUSD nicht zunächst in wenigen Pilotschulen getestet worden ist. Dazu wollen wir zunächst betonen, dass selbstverständlich sehr umfangreiche Tests vor der Produktivsetzung stattgefunden haben. Leider ist die Möglichkeit, Fehler schon in der Testphase zu finden, durch zwei Umstände erheblich eingeschränkt: Wesentliche Funktionen der zentralen LUSD, zum Beispiel das Kandidatenverfahren, lassen sich erst dann testen, wenn alle Schüler und Schulen im System bearbeitet werden. Vor allem aber können realistische Lastbedingungen erst im Echtbetrieb erreicht werden. Daher haben wir die Performanceprobleme mit den damit verbundenen Programmabbrüchen leider erst nach der Umstellung erkannt.

Selbstverständlich haben wir in dieser unbefriedigenden Situation auch erwogen, wieder auf die alte LUSD umzustellen. Davon haben wir aus folgenden Gründen Abstand genommen:

Die alte LUSD wäre nicht in der Lage, die neu erfassten Daten zu speichern und zu pflegen. Daher würden viele im letzten Jahr erfasste Daten unwiderruflich verloren gehen.

Auch die Migration der Daten von der neuen auf die alte LUSD wäre mit einer erheblichen Arbeitsbelastung aller Beteiligten verbunden; darüber hinaus würde in der alten LUSD die Qualität der Daten wieder rapide abnehmen, so dass in der darauf folgenden Neu-Migration weiterer Aufwand für Datenpflege und Neueingabe verlorener Daten entstehen würde.

Vor diesem Hintergrund haben wir uns – auch nach intensiver Beratung mit Anwendern – für einen weiteren Betrieb der LUSD entschieden, wobei wir allerdings davon ausgehen, dass sich durch die Maßnahmen der nächsten Wochen bessere Arbeitsbedingungen ergeben. Wir werden diesen Prozess intensiv mit dem Anwenderbeirat beobachten.

Wir werden alles daran setzen, dass die LUSD 2008 Ihre Anforderungen erfüllt und eine tatsächliche Arbeitserleichterung für Sie und Ihre Schule darstellt."

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