Arbeitspläne und Zeiterfassung im Homeoffice

Spätestens seit Corona und den dazugehörigen Beschränkungen ist das Thema Homeoffice in aller Munde. Viele Firmen mussten eingefahrene Strukturen aufbrechen und viele Menschen arbeiten nun von zu Hause aus.

08.03.2021 Bundesweit Pressemeldung Papershift GmbH
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Das funktioniert im Großen und Ganzen, da mittlerweile eigentlich jeder einen Internetzugang hat und ein Laptop einfach vom Unternehmen gestellt werden kann. Die Planung und Erfassung der Arbeitszeit bleibt jedoch noch ein schwieriges Thema. Natürlich möchten Firmen, dass die Mitarbeiter auch im Homeoffice sehr gute Arbeit leisten und organisiert sind, aber nicht einfach Arbeitszeit eintragen, obwohl nichts gemacht wurde. Das erfordert viel Vertrauen, doch es gibt auch diverse Systeme, mit denen die Zeiterfassung remote funktioniert.

Wie funktioniert die Zeiterfassung im Homeoffice?

Vor allem in Betrieben mit Schichtarbeit war die Planung vorher schon kompliziert und Corona hat es noch schwieriger gemacht. Handschriftlich irgendwo die Schichten zu planen führt zu Unstimmigkeiten und man erhält keine genaue Übersicht. Der Papershift Schichtplaner ist eine digitale Lösung, um die Schichten in unterschiedlichen Ansichten kompakt darzustellen. Die Möglichkeiten neben der Organisation auch digital die Zeit zu erfassen sind ebenfalls sehr vielfältig. Da oftmals sowieso im Browser gearbeitet wird, kann man sich auch dort über einen Mausklick wie bei einer Stempeluhr einwählen und am Ende wieder ausstempeln. Ebenfalls gibt es diverse Smartphone oder Web Apps mit denen eine Zeiterfassung möglich ist. In jedem Fall sollte auf eine solche Lösung zurückgegriffen werden, wenn jeder die eigene Zeit handschriftlich auf einem Zettel festhält oder in irgendeiner Excel Tabelle, dann wird das früher oder später schiefgehen.

Digitale Softwarelösungen sorgen für Flexibilität

Digitale Lösungen sind optimal, da diese sofort genutzt werden können und die Anwendungen sehr zuverlässig sind. Dort müssen lediglich die Mitarbeiterdaten und die vorgeschriebene Arbeitszeit eingetragen werden. Für jeden Nutzer erhält man dann eigene Zugangsdaten und diese können dann online die Arbeits- und Pausenzeit loggen. Zudem kann man als Arbeitgeber bestimmte Einstellung festlegen, sodass beispielsweise nicht vor dem Tag bereits Zeiten eingetragen werden können. Darüber hinaus können durch digitale Softwarelösungen auch spezielle Arbeitszeitmodelle, wie zum Beispiel Teilzeit, Überstunden und auch Feiertage sehr gut organisiert werden. Wenn im Büro und im Homeoffice gearbeitet wird, kann dies natürlich auch durch diese Programme gelöst werden. Als Vorgesetzter hat man immer einen Überblick über alle Arbeitszeiten und kann diese gegebenenfalls auch kontrollieren. Zudem gibt es Ansichten in denen man sieht, welcher Mitarbeiter gerade aktiv ist und wer eine Pause macht, sodass auch die Kommunikation reibungslos funktioniert.

Kleinbetriebe, Selbstständige und Co.- Für wen sind die Zeiterfassungssysteme nützlich?

Systeme zur Zeiterfassung und Planung scheinen auf den ersten Blick wie ein zusätzlicher Aufwand, erweisen sich langfristig aber als äußerst nützlich. Nur so können Ressourcen gut eingeplant und die Arbeitsbelastungen der Mitarbeiter gesteuert werden. Je größer ein Unternehmen ist, desto komplizierter wird es beispielsweise Urlaube, Fortbildungen oder Krankheiten im Auge zu behalten. Digitale Lösungen arbeiten mit und stellen diese Dinge übersichtlich dar. Für die Mitarbeiter ist eine solche Technik sinnvoll, da man sich so selbst kontrollieren und auch im Homeoffice die Arbeitszeit gut einteilen kann. Zudem hat man auch die Überstunden gut im Blick und kann diese sauber abbauen. Vor allem Selbstständige haben oftmals kein Zeiterfassungssystem und rechnen deshalb entweder zu wenig Stunden ab oder überarbeiten sich. Durch viele gratis Tools können sogar Anfahrtswege aufgezeichnet werden und man erhält eine detaillierte Aufstellung über jede einzelne Tätigkeit.

Dienstplanung während der Arbeit im Homeoffice

Die Corona-Situation ist eine Chance für alle Menschen, sich im Bereich der digitalen Medien weiterzubilden. So kann man auch verschiedene Programme zur Dienstplanung kennenlernen. Diese verhindern Doppelbelegungen und unnötige Überstunden. So kann über einen längeren Zeitraum hinweg geplant werden, aber auch flexibel auf Ausfälle oder Änderungen reagiert werden. Zudem weiß man immer wer wann gearbeitet hat und kann zur aktuellen Zeit den Infektionsketten nachgehen.

Ansprechpartner

Papershift GmbH
Lange Straße 2
76199 Karlsruhe
Web: https://www.papershift.com/

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