„Hi, ich bin krank“

Möglichkeiten von E-Mails kennen

E-Mail-Programme bieten eine Reihe von Funktionen, die die Organisation von Nachrichten ermöglichen. So können Nachrichten thematisch sortiert abgelegt, archiviert, gekennzeichnet und nachverfolgt werden. Auch die gezielte Suche nach bestimmten Nachrichten per Filterfunktion sowie das sichere Versenden von empfindlichen Dokumenten über verschlüsselte E-Mails sind nützliche Funktionen. Ausbildende Fachkräfte dürfen aber nicht davon ausgehen, dass Azubis diese Funktionen zu Beginn ihrer Ausbildung bereits kennen, sie benötigen eine Einführung.

E-Mails haben einen offizielleren Charakter als Chats und werden in der betriebsinternen Kommunikation zum Beispiel verwendet, um wichtige Informationen bekanntzugeben, oder für administrative Zwecke wie Krankmeldungen oder Urlaubsanträge. Vor allem ist die E-Mail aber das wichtigste Medium für externe Kommunikation zum Beispiel mit Lieferanten, Dienstleistern oder Kunden.

Videoanrufe eignen sich nicht zur Beziehungsarbeit

Videokonferenzen haben besonders seit dem Homeoffice-Boom während der Coronapandemie an Bedeutung gewonnen. Sie lassen sich sowohl für Gespräche zu zweit oder in Gruppen einsetzen und eignen sich für kurze Nachfragen, wöchentliche Team-Meetings, aber auch für Diskussionen und Entscheidungsprozesse oder das gemeinsame Ausarbeiten von Konzepten. Allerdings gibt es auch Grenzen für den Einsatz von Videokonferenztools: Gespräche, bei denen die Beziehungsebene eine wichtige Rolle spielt, wie Feedback- oder Konfliktgespräche, sollten möglichst nicht digital, sondern von Angesicht zu Angesicht stattfinden.

Das Wie der digitalen Kommunikation

Digitale Kommunikation ist schnell sowie zeit- und ortsunabhängig. Aber sie unterliegt Einschränkungen, die Ausbilderinnen und Ausbildern selbstverständlich erscheinen, für viele Auszubildende aber neu sind. Um Informationsverluste und Missverständnisse zu vermeiden, müssen sich Auszubildende dieser Aspekte bewusst sein und ihre Kommunikation entsprechend gestalten: Bei schriftlicher Kommunikation über Chatprogramme und E-Mails hören und sehen sich die Gesprächspartner nicht, und Nachrichten werden oft nicht sofort gelesen. Dadurch fehlen nonverbale Kommunikationssignale, wie Gestik, Mimik und Tonfall, und Rückfragen werden zeitversetzt beantwortet. Beides begünstigt Missverständnisse. Azubis brauchen daher Tipps, wie sie Nachrichten professionell formulieren.

• So kurz wie möglich, so lang wie nötig: Nachrichten sollten kurz gehalten werden, dabei aber alle relevanten Informationen enthalten. Diese sollten sie durch eine klare und präzise Sprache auf den Punkt bringen.
• Struktur hineinbringen: Längere Nachrichten sollten Absätze strukturieren, um gut leserlich und verständlich zu sein.
• Die richtige Form wahren: Gerade Chats verleiten zu informellem Sprachgebrauch. In privaten Chats wird häufig auf Groß- schreibung und Satzzeichen verzichtet, dafür werden Emojis eingesetzt, um Texteinheiten abzugrenzen und Emotionen auszudrücken. Das Ausbildungspersonal sollte die Azubis von Anfang an dafür sensibilisieren, dass die korrekte Verwendung von Rechtschreibung und Satzzeichen in beruflich genutzten Chats, ebenso wie in E-Mails unverzichtbar ist. Emojis sollten sie nur sparsam einsetzen, da die sachliche Kommunikation im Arbeitsalltag im Vordergrund steht. Ausbilderinnen und Ausbilder sollten zudem sicherstellen, dass sich Azubis mit der speziellen Form von E-Mails auskennen, da sie diese kaum zur privaten Kommunikation nutzen.
• Den richtigen Ton treffen: Kommunikation im Beruf dient hauptsächlich der Erfüllung der betrieblichen Aufgaben. Der Stil sollte daher sachlich und höflich sein. Dazu gehört es, sowohl in Chats als auch in E-Mails Grußformeln zu nutzen und die Empfänger/-innen einer Nachricht angemessen anzusprechen.

Die Sprache bei Videokonferenztools

Beim Einsatz von Videokonferenztools wie Zoom oder MS Teams haben Auszubildende erfahrungsgemäß weniger Probleme mit dem korrekten Sprachgebrauch. Trotzdem sollten Ausbilderinnen und Ausbilder mit ihnen klare Regeln erarbeiten. Falls im Betrieb bereits Vorgaben dazu vorhanden sind, sollten Ausbilderinnen und Ausbilder ihren Azubis diese frühzeitig an die Hand geben.

Tipps für Videomeetings

• Pünktlichkeit: Pünktliches Erscheinen ist im digitalen Raum ebenso wichtig wie bei Präsenzmeetings. Das betrifft sowohl den Beginn eines Meetings als auch die Rückkehr nach Pausenzeiten.
• Outfit: Bei der Wahl der Kleidung und des Auftretens sollten sich Azubis ebenfalls an Präsenzmeetings orientieren: Auch wenn ein Meeting morgens stattfindet, sollten sie im Homeoffice angemessen gekleidet und gepflegt im Termin erscheinen. Ein verschlafener Auftritt im Schlafanzug ist ein No-Go.
• Bild: Die Kamera sollte während des gesamten Meetings eingeschaltet sein. Personen sollten sich mittig im Bild positionieren und etwa bis zu den Schultern sichtbar sein. Ein geeigneter virtueller Hintergrund sorgt für ein professionelles Auftreten und schützt vor ungewollten Einblicken in die Privatsphäre.
• Ton: Um ungewollte Nebengeräusche wie Räuspern oder Husten zu vermeiden, sollten sie das Mikrofon nur einschalten, während sie sprechen.

Dieser Beitrag wurde zuerst veröffentlicht in: BILDUNGSPRAXIS – didacta Magazin für berufliche Bildung, Ausgabe 3/2024, S. 12-14, www.bildungspraxis.de