Der Allrounder im Unternehmen

Unternehmen sehen in der Angabe einer erfolgreichen Zertifizierung auch ein Marketingargument, denn das durchlaufene Verfahren und die erteilte Zertifizierung bekunden, dass das Unternehmen sich an strenge Richtlinien hält und vor den unbeugsamen Augen der Zertifizierungsstelle mit Bravour bestanden hat.

23.12.2020 Bundesweit Pressemeldung WBS Training AG
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Das Berufsbild des Qualitätsmanagementbeauftragten

Was das wirklich im Detail bedeutet, können Mitarbeiter, die nichts mit dem Qualitätsmanagement und der Zertifizierung zu tun haben, kaum ermessen. Bestehende QM-Systeme können eine erhebliche Erleichterung sein. Die Einführung jedoch, ist vor allem Bürokratie und mit vielen Vorschriften und Formularen verbunden. Ohne einen Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) kommt ein Unternehmen daher nicht aus.  QMB gibt es in Produktionsunternehmen, bei Dienstleistern, ebenso wie in Kliniken, Pflegeheimen, Sozialverbänden oder bei Bildungsträgern.

Qualitätsmanagementbeauftragter werden

Die Qualifizierung zum Qualitätsmanagementbeauftragten ist eine Weiterbildung, zu der durch bestimmte persönliche und fachliche Voraussetzungen der Zugang ermöglicht wird. Wesentliche Voraussetzung ist eine abgeschlossene Berufsausbildung und interdisziplinäre Praxiserfahrung, denn der QMB managt den Informationsfluss und die Organisation von Prozessen und Daten abteilungsübergreifend. In einem Produktionsunternehmen bedeutet dies, dass vom Bestellverfahren für Rohstoffe oder Ersatzteile bis zur Reklamationsbearbeitung von Rücksendungen, alle Schritte mit Standardprozessen organisiert werden, die einzuhalten sind. Das nötige Rüstzeug wird in der Fortbildung vermittelt, die es in verschiedenen Zeitmodellen gibt. Üblicherweise absolvieren die Interessenten diese Kurse in Teilzeit berufsbegleitend. Es gibt aber auch ganztägige Präsenzseminare oder gar Fernstudienangebote. Der Weiterbildungsmarkt ist aktuell gefragt wie nie, daher lohnt es sich, Angebote zu vergleichen. Die Inhalte der Weiterbildung gliedern sich im Wesentlichen in die Bereiche:

  • Grundlagen des QM 
  • Branchenspezifische QM Systeme
  • Aufgaben des QMB
  • Skills zur Persönlichkeitsentwicklung (Teamarbeit, Kommunikation, Motivation)
  • Methoden des QM
  • QM Kennzahlen
  • Einführung und Pflege eines QM Systems (Schwerpunkt Audit)
  • Praxistipps, Fallstudien und Übungsprojekte

Fürs Qualitätsmanagement ist vor allem die Normfamilie der ISO 9000 relevant. Daher wird hier ausführlich drauf eingegangen. Die Ausbildung ist darauf ausgerichtet, den QBM fit für ein Audit zu machen. Das heißt, ihm die erforderlichen Kenntnisse zu vermitteln, damit er Fragen des Auditors zum QM Handbuch oder den gelenkten Formularen schlüssig beantworten kann. Zudem müssen Szenarien wie der Umgang mit Mitarbeiterkritiken, Reklamationen von Kunden, Produktionsprozesse etc. konkret organisiert werden und die korrekte Umsetzung der Vorschriften, nachgewiesen werden. Der Nachweis entfällt bei der Erstzertifizierung, bei späteren Überprüfungen wird streng darauf geachtet, dass die Dokumentation lückenlos und ordnungsgemäß ist. 

Ein Aufbaukurs für den QMB ist die Weiterbildung zum internen Auditor, was dazu befähigt, die Audits der Zertifizierungsstellen zu simulieren und das bestehende QM System zu überprüfen und zu bewerten. 

Persönliche Eigenschaften – welche sind gefragt?

Der Qualitätsmanagementbeauftragte hat keinen leichten Stand im Unternehmen. Ihm wird von Mitarbeitern ggf. Mehrarbeit und Bürokratie vorgeworfen. Hier sind Führungsqualitäten wie die Fähigkeit zur Motivation und vor allem Kommunikationsgeschick gefragt. Damit gelingt es ihm, frustrierten Mitarbeitern die nötige Einsicht zur Dokumentation und Protokollierung zu verschaffen. Ein gewisses Organisationstalent und starke Nerven sind von Vorteil. Denn in Krisen ist der Qualitätsmanagementbeauftragte besonders gefragt und gefordert, besonders, wenn Komplikationen erstmalig auftreten. 

Mit einem logischen Denkvermögen und einer unternehmerischen Weitsicht, gelingt es ihm, Dokumentationen zu vereinfachen und ggf. die Formularflut sogar zu minimieren. Im Umgang mit dem Computer und anderen digitalen Geräten sollte der QMB sicher sein. Gerade die Verwendung von Apps und Geräten zur Arbeitszeiterfassung etc. können die Dokumentation deutlich erleichtern, indem durch schnelle Klicks oder Handgriffe Eingaben gemacht oder Mitarbeiterausweise ausgelesen werden. 

Die Normen sind teilweise klausuliert verfasst und der QMB muss auch eigene Texte erstellen, daher ist eine gute Sprachkompetenz in Wort und Schrift erforderlich. Eine gewisse Ordnungsliebe, vor allem im Umgang mit Papieren hilft ebenfalls dabei, diese Funktion optimal auszufüllen. Vor allem, wenn sich ein Auditor ankündigt, ist es gut, sich darauf verlassen zu können, alle Dokumente dort vorfinden zu können, wo sie sein sollen. 

Nutzen des Qualitätsmanagements

Abgesehen davon, dass es für ein Unternehmen von Vorteil ist, zertifiziert zu sein, weil es ein Imagegewinn ist, hilft es dem Unternehmen auch, Ziele zu definieren und diese zu erreichen, bzw. Kontrolle und Feedback darüber zu bekommen, warum Ziele nicht erreicht wurden. 

Gerade die Neuzertifizierung eines Unternehmens ist für jeden QMB ein Geschenk, denn er hat hier sehr viele Gestaltungsmöglichkeiten darüber, wie aufwendig und zeitraubend eine Dokumentation später sein wird. Das QM Handbuch beinhaltet vom Leitbild des Unternehmens bis zum Umgang mit Kundenbeschwerden alle kalkulierbaren Prozesse im Unternehmen und liefert bei Problemstellungen Lösungswege (sogenannte Standards) dazu. Dabei wird jeder Aspekt vom Brandschutz bis zur Ausstattung von Personalräumen berücksichtigt. Für die Zertifizierung nach vorgegebenen Normen gibt es in der Regel konkrete Angaben zur Größe von Sozialräumen je Mitarbeiter, Anzahl von Feuerlöschern und Anbringen von Fluchtplänen und Notausgangsbeschilderungen. Diese sind bei der Zertifizierung nachzuweisen und werden streng kontrolliert. 

Auch wenn das alles nach Bürokratie klingt, bedeutet QM auch Sicherheit für den einzelnen Mitarbeiter. Kontrollierte Verbandskästen sind vollständig und beinhalten keine abgelaufenen Materialien, was bei einem Arbeitsunfall lebensrettend sein kann. Die Dokumentation von Prozessen oder einzelnen Arbeitsschritten kann für die Mitarbeiter auch Rechtssicherheit bedeuten, wenn in Schadensfällen nachgeforscht wird, an welcher Stelle nicht ordnungsgemäß gearbeitet wurde. Bei Industrieunternehmen ist dies beispielsweise von Bedeutung, wenn hergestellte Personenfahrzeuge aufgrund von Mängeln zu Sach- oder gar Personenschäden geführt haben. Fehlen dokumentierte Arbeitsschritte, gilt der Grundsatz: Leistungen die nicht dokumentiert sind, gelten als nicht erbracht. Aus diesem Grunde wird in der Pflege sogar die Trinkmenge für Patienten aufgeschrieben, damit die Pflegekräfte bei einer Austrocknung durch Durchfälle und Erbrechen beispielsweise nachweisen können, dass der Erkrankte mit ausreichend Flüssigkeit versorgt wurde. 

Mitarbeitern gibt ein gut funktionierendes QM System Sicherheit im Umgang mit schwierigen Situationen. Kundenkritiken nimmt niemand gern entgegen, doch wenn der Angestellte weiß, dass er dem Kunden direkt ein Angebot machen kann und dafür sorgt, dass die Reklamation ernst genommen wird, kann er einen Kunden trotz seiner unerfreulichen Erfahrung ans Unternehmen binden. 

In einigen Bereichen ist eine Zertifizierung und ein Qualitätsmanagement auch die Voraussetzung dafür, mit bestimmten Dienstleistungen Geld aus öffentlicher Hand zu erhalten. Im Bildungsbereich muss die AZAV Zertifizierung beispielsweise für Bildungsträger und jede einzelne Maßnahme nachgewiesen sein, damit Bildungsgutscheine abgerechnet werden können.

Die Öffentlichkeit setzt Vertrauen in Zertifizierung und Qualitätsmanagement. Kunden und Geschäftspartner sehen in zertifizierten Unternehmen vertrauenswürdige Partner. Das Signal, dass Normen eingehalten werden und eine externe Zertifizierungsstelle als unabhängige Bewertungsstelle dies bestätigt, vermittelt Rechtmäßigkeit und Verlässlichkeit. Zudem wissen Unternehmen, die selbst ein QM System haben auch, dass sie es mit strukturierten Geschäftspartnern zu haben.

Ansprechpartner

WBS TRAINING AG
Lorenzweg 5
12099 Berlin
Telefon: 080023552350461
Web: https://www.wbstraining.de/beratungstermin-vereinbaren/


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