Ausbildung zur Bürokraft im Handwerk: Digitalkompetenz als Schlüssel zum Erfolg

Auch im Handwerk sind digitale Technologien längst angekommen und bieten große Chancen, um die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Handwerksbetrieben zu steigern. Nicht nur bei Meistern, sondern auch bei Bürokräften im Handwerk ist deshalb digitales Know-how gefragt.

27.11.2024 Bundesweit Pressemeldung Sander & Doll AG

 Gerade für Berufseinsteiger als Bürokraft im Handwerk ist digitale Kompetenz entscheidend. Warum das so ist und worauf Bildungseinrichtungen achten sollten, wenn sie zukünftigen Bürokräften einen Einstieg ins Handwerk erleichtern wollen, wird in diesem Text näher beleuchtet.

Wandel im Handwerk – Vom Werkzeug zur Software

Das Handwerk ist mit einer langen Tradition verbunden. So standen handwerkliches Können und spezialisierte Werkzeuge immer im Mittelpunkt. Doch nun muss sich das Handwerk, wie auch andere Branchen, an den technologischen Fortschritt anpassen, denn nur so bleibt es konkurrenzfähig. Laut Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) nutzen bereits 68 % der Handwerksbetriebe digitale Technologien (Studie ZDH und Bitkom 2022).

Mögliche Einsatzgebiete digitaler Technologien können beispielsweise folgende sein:

• Digitale Messgeräte und Apps zur präzisen Aufmaßmessung: So wird eine standortunabhängige Bearbeitung und Speicherung von Projektdaten möglich und die Daten können z. B. für Angebote oder andere Auftragsdokumente weiterverarbeitet werden.
• Materialbestellungen: Über Schnittstellen können Bestellungen direkt beim Großhändler vorgenommen werden.
• Projektkoordination durch Software: Mithilfe einer Software behalten Handwerksbetriebe den Überblick über Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Aufträge.
• Kalkulationssoftware mit Anbindung an branchenspezifische Kataloge: Rechnungen und Angebote lassen sich darüber unkompliziert und zeitsparend erstellen.

Bildungsverantwortliche für Bürokräfte wie Berufsschulen und Ausbildungsbetriebe haben deshalb einen wichtigen Auftrag: den zukünftigen Bürokräften im Handwerk digitale Werkzeuge und Kenntnisse nahezubringen.

Was ist digitale Kompetenz und warum ist sie entscheidend für den Berufseinstieg?

Unter digitaler Kompetenz wird die Fähigkeit verstanden, digitale Technologien sicher und effizient zu nutzen, um berufliche Aufgaben zu bewältigen und sich an eine zunehmend digitalisierte Arbeitswelt anzupassen. In der handwerklichen Branche bedeutet das mehr als nur das Bedienen von Computern oder Smartphones. Um den betrieblichen Alltag zu erleichtern und zu optimieren, ist das Verständnis und die Anwendung digitaler Werkzeuge und Softwarelösungen entscheidend.

Zu den zentralen Aspekten der digitalen Kompetenz gehören:

• Grundlegende IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit Computern, Tablets und branchenspezifischer Software.
• Datenmanagement: Fähigkeiten zur Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung von Daten, sei es zur Kundenbetreuung, Materialbestellung oder Projektdokumentation.
• Digitale Kommunikation: Nutzung digitaler Kommunikationskanäle wie E-Mail, Messaging-Tools und Video-Konferenzen zur effizienten Abstimmung im Team und mit Kunden.
• Anwendung branchenspezifischer Software: Kenntnis und Nutzung von Software für Auftragsmanagement, Kalkulation, Lagerverwaltung und Zeiterfassung, die den Handwerksbetrieb bei der Organisation und Effizienzsteigerung unterstützen.
• Sicherheitsbewusstsein: Bewusstsein für Datensicherheit und Datenschutz, insbesondere bei der Nutzung von Software und Cloud-Diensten, um sensible Informationen zu schützen und DSGVO-konform zu arbeiten.
• Problemlösungsfähigkeiten: Flexibilität und Kompetenz, digitale Lösungen zur Bewältigung technischer Herausforderungen und zur Optimierung von Arbeitsabläufen zu finden.

Digitale Kompetenz ist damit eine Schlüsselqualifikation im modernen Handwerk. Handwerkliche Unternehmen erwarten von angehenden Bürokaufleuten im Handwerk, dass sie Kundendaten, Materialbestellungen und Projektpläne digital verwalten können. So können junge Berufseinsteiger schneller integriert werden, produktiver arbeiten und zur Zukunftsfähigkeit des Betriebes beitragen. Umso wichtiger ist es daher, dass Bildungseinrichtungen und Ausbildungsbetriebe darauf abzielen, diese Fähigkeiten gezielt zu fördern und den Nachwuchs auf die Anforderungen der digitalen Arbeitswelt vorzubereiten. Diese zukunftsfähigen Kompetenzen stärken einzelne Betriebe, aber auch die Wettbewerbsfähigkeit der Branche.

Der Lehrplan einiger Ausbildungsstätten beinhaltet bereits Grundlagen der digitalen Arbeitswelt, in manchen Fällen ist es auch schon gelebte Realität, dass die Azubis den Umgang mit digitalen Inhalten lernen. Um noch gezielter auf den digitalen Arbeitsalltag vorbereitet zu werden, sollten Berufsschulen und auch duale Ausbildungsprogramme noch intensiver darauf eingehen. Auch Kooperationen mit Betrieben können Schülern praxisnahe Einblicke bieten, ebenso wie auch Workshops zu spezifischen Handwerkersoftwares und zur digitalen Datenverwaltung eine sinnvolle Ergänzung zum traditionellen handwerklichen Unterricht sind.

Vorteile digitaler Tools im Handwerk

Statt auf aufwändige Papierarbeit zu setzen, können spezialisierte Softwares wichtige Informationen zentral bündeln und für ein effizienteres Arbeiten sorgen:

• Einfache Organisation: Eine Software ermöglicht den vollständigen Überblick über alle wichtigen Kennzahlen und Betriebsabläufe. Damit lässt sich der gesamte Prozess von der Angebotserstellung über die Projektabwicklung bis zur Abrechnung effizient steuern.
• Genaue Kalkulationen: Bei Kalkulationen sind die genauen Preisbestandteile, wie Personalkosten, Gemeinkosten und Materialkosten, einzeln aufgeführt und die Software macht sichtbar, ob dieses Projekt gewinnbringend ist. Ist dies nicht der Fall, kann die Kalkulation direkt angepasst werden, sodass die Marge ausreichend ist.
• Rechtliche Sicherheit: Eine Handwerkersoftware, die GoBD- und DSGVO-Standards im besten Fall durch eine Zertifizierung erfüllt und auch der ab 2025 in Kraft tretenden Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung nachkommt, bietet eine solide Basis für rechtssicheres Arbeiten. Denn so muss sich um die Erfüllung rechtlicher Standards keine Gedanken gemacht werden.
• Vernetzte Betriebsprozesse: Eine Softwarelösung, die alle Betriebsbereiche – vom Werkstattbetrieb, über die Baustelle bis zum Kundendienst und der Büroarbeit – z. B. mit einer App miteinander verbindet, gewährleistet reibungslose Arbeitsabläufe.
• Übersichtlicher Zahlungsverkehr: Die passende Software verschafft Transparenz über Forderungen und Verbindlichkeiten, Mahnungen können automatisiert angestoßen werden.
• Komplette Projektübersicht: Mit einer digitalen Plantafel überblicken Handwerksbetriebe laufende Projekte, die verfügbaren Personalressourcen, eingesetzte Werkzeuge und Maschinen. So können Engpässe und Leerläufe gleichermaßen vermieden werden.
• Automatisierung von Abläufen: Durch die teilweise oder auch vollständige Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, wie Kalkulationen oder die Übertragung von Aufmaßdaten z. B. aus einer Aufmaß-App in die Software, sparen Betriebe Zeit und verringern das Risiko von Fehlern.
• Umfassende Dokumentation: Eine detaillierte Dokumentation beispielsweise von Angeboten, Verträgen, Arbeitszeiten, Aufmaßprotokollen oder auch Materialnachweisen erleichtert die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und ermöglicht es, auf interne oder externe Anfragen schnell und präzise zu reagieren.

Weitere Vorteile für Handwerksbetriebe sind:

• Zentralisierte Verwaltung von Kundeninformationen
• Effektive Steuerung von Aufträgen und Projekten
• Vereinfachung der Arbeitszeiterfassung und des Mitarbeitermanagements
• Optimierung der Lagerhaltung und Materialbeschaffung
• Verbesserung interner Prozesse

Fazit

Digitale Kompetenzen sind längst unverzichtbar im Handwerk und bieten große Vorteile. Angehende Bürokaufleute, die digitale Werkzeuge und Softwarelösungen beherrschen, haben die Möglichkeit, sich schnell und effektiv in Betriebe einzugliedern und als wichtige Arbeitskräfte zu etablieren. Die Verbindung von handwerklichem Können und modernster Technik schafft einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil im Vergleich zu anderen handwerklichen Betrieben und sichert die Zukunftsfähigkeit der Branche. Wer frühzeitig auf Digitalisierung setzt, schafft damit nicht nur Effizienz im Arbeitsalltag, sondern gestaltet auch die Zukunft des Handwerks aktiv mit.

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Schlagworte

• Duale Ausbildung
• Fort- und Weiterbildung
• Medienkompetenz