Tschüss, schwarzes Brett!
Kitas können Zeit und Ressourcen sparen, wenn sie ihre Verwaltung digitalisieren. Der Markt für Apps und Softwares ist groß – worauf Träger und Kita-Leitungen bei der Anschaffung achten sollten. Von Roman Eisner
20.09.2024 Bundesweit Artikel Meine Kita
Mit 98 Prozent besitzen beinahe alle deutschen Haushalte ein Smartphone. Allein im Jahr 2023 verkauften sich in Deutschland 2,9 Millionen Laptops – so Zahlen von Statista. Im Privaten kommunizieren wir mit Familie und Freunden über Messenger, tragen Verabredungen in unsere Kalender-App ein und begleichen Rechnungen über Onlinebanking. Im Berufsalltag der Deutschen sieht es hingegen anders aus, auch im Bildungssystem: So ist die digitale Ausstattung in deutschen Kitas höchstens mittelmäßig. Das verdeutlicht die „Zukunftsstudie Kita-Management 2024“, die Wolters Kluwer unter 680 Kita-Leitungen durchgeführt hat: Diese geben der digitalen Infrastruktur an ihren Kitas im Durchschnitt die Note drei. Dort hängt immer noch das schwarze Brett an der Wand statt einer digitalen Pinnwand.
Digitale Tools, um die Kita-Verwaltung zu vereinheitlichen, zu erleichtern und zu bereichern, gibt es längst. Sie können das Kita-Team entlasten und trotz angespannter Personallage Freiräume schaffen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die pädagogische Arbeit mit den Kindern. Laut der „Zukunftsstudie Kita Management 2024“ liege es häufig an fehlendem Budget, an Bedenken oder mangelnder Informationslage bei Trägern und Kitas. Auch fehlende Entscheidungsbeteiligung der späteren Nutzer/-innen, wenn digitale Lösungen noch wenig oder unzureichend in einer frühpädagogischen Einrichtung integriert sind, können ein Grund sein. Auch um den Anforderungen einer Bildung 5.0 gerecht zu werden, müssten Kitas jedoch ein positives Verhältnis zum technologischen Fortschritt entwickeln, wie Frühpädagogik-Experte und Meine Kita-Chefredateur Wassilios E. Fthenakis betont: „Noch nie in der Geschichte der frühen Bildung haben technologische Entwicklungen das Bildungsverständnis und die Bildungsorganisation so tief verändert, wie das gegenwärtig der Fall ist.“ Das müsse auch in der Kita-Praxis ankommen.
Böse Überraschungen vermeiden
Bevor Träger und Kita-Leitungen willkürlich Produkte kaufen, die sie dann nicht verwenden oder die sich als Kostenfallen entpuppen, sollten sie in Ruhe analysieren – so empfiehlt es das Deutsche Rote Kreuz in seiner Handreichung zur Digitalisierung in Kitas. Für welche Aufgabenbereiche möchten sie digitale Lösungen anschaffen? Am besten setzen sich Träger, Kita-Leitungen und Erziehende dafür an einen Tisch und besprechen gemeinsam ihre Bedürfnisse und Wünsche.
Wenn Träger und Kitas ihre Bedürfnisse miteinander abgestimmt und ein Budget vereinbart haben sowie die entsprechenden Endgeräte und ein Internetzugang in der Einrichtung vorhanden sind, können die Verantwortlichen den Markt nach passenden Lösungen durchsuchen.
Aufgabenbereiche in Kitas, für die es Apps und Softwares gibt
- Elternkommunikation
- Interne Kommunikation mit Fachkräften und Trägern
- Dienstplangestaltung, Mitarbeiterverwaltung, Buchhaltung
- An- und Abwesenheitsliste
- Essensplanung
- Kitaplatzvergabe und Vertragsverwaltung
- Verwaltung der Kinderdaten
- Portfolioarbeit: Dokumentation von Lernprozessen und Entwicklungsfortschritten
- Digitale Pinnwand für Eltern und Kita: Teilen von Fotos und Videos der Kinder sowie von Veranstaltungen oder Ausflügen
- Übersetzungshilfen für Kommunikation mit nichtdeutschsprachigen Kindern und Eltern
Leitfaden bei der Auswahl von Apps und Softwares
- Handelt es sich um eine App oder um eine Software? Eine App ist eine spezialisierte Anwendung nur für Smartphones und Tablets, eine Software ist ein Programm für verschiedene Geräte.
- Welche technischen Voraussetzungen bestehen für die Nutzung? Hier sind Betriebssysteme wie Android und iOS und deren Versionen ausschlaggebend.
- Ist die Anwendung auf verschiedenen Endgeräten wie PC, Laptop, Tablet und Smartphone bedienbar?
- Gibt es verschiedene Zugriffsberechtigungen, etwa für Träger, Leitung, Fachkräfte und Eltern?
- Lässt sich die Anwendung intuitiv bedienen?
- Ist die App oder Software barrierefrei?
- Ist eine Offline-Nutzung der Anwendung möglich?
- Existieren Schnittstellen zu anderen digitalen Anwendungen?
- Werden die Anforderungen des Datenschutzes erfüllt?
- Werden die erzeugten Daten intern in der Kita oder beim Träger, extern beim Anbieter oder in einer Cloud gespeichert?
- Ist es möglich, die Anwendung kostenfrei zu testen?
- Bietet der Anbieter eine Schulung für die Anwendung an?
- Ist die Kostenstruktur transparent?
- Welche Laufzeit hat der Vertrag? Wie sieht das Kündigungsrecht aus?
- Enthält die Anwendung Werbung?
- Welchen Support stellt der Anbieter bereit?
- Ist eine Weiterentwicklung der Anwendung geplant?
- Wann erfolgen Updates?
Die Leitfragen orientieren sich an der oben genannten Publikation (Handreichung „Digitalisierung von Verwaltung, Kommunikation und Dokumentation in der Kita“ des Deutschen Roten Kreuzes) sowie der Publikation „KitaApps“ des Staatsinstitutes für Frühpädagogik und Medienkompetenz IFP.
Dieser Artikel ist zuerst im Magazin Meine Kita Ausgabe 3/2024, S. 40-41 erschienen.
- Kita-Apps als Schlüssel für moderne Eltern-Kita-Kommunikation
- Kultur guten Aufwachsens braucht Verlässlichkeit
- System frühkindlicher Bildung, Betreuung und Erziehung steht vor Kollaps
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